In regelmäßigen Abständen stellen Studien und Befragungen fest, dass viele leitende Mitarbeiter zwischen Projektarbeit und Tagesgeschäft aufgerieben werden. So berichtet auch die WiWo, dass Befragungen leitender Mitarbeiter einen Zeitbedarf für Projekte von durchschnittlich 60% der regulären Arbeitszeit ergeben haben.

Da stellt sich die Frage, wie Projektarbeit und Tagesgeschäft aufeinander abgestimmt werden können?

Einer der wesentlichen Gründe liegt bei den Entscheidern in der Unternehmensführung. Diese sind manchmal nicht in der Lage, den Umfang eines Projektes genau einzuschätzen. Auch welche Detailarbeit in der operativen Umsetzung notwendig ist, wird oftmals unterschätzt.

Was kann also getan werden, damit Projekte erfolgreich und plangemäß umgesetzt werden?

1. Zunächst hilft eine „Projektlandkarte“, in der aller Projekte mit Zielen, Dauer, Ressourcen etc. aufgelistet werden.
2. Daran sollte sich eine Überprüfung der Einschätzung von Dauer, Ressourcenverbrauch und Zielbeitrag der Projekte für das gesamte Unternehmen anschließen. An dieser Stelle kann eine externe Einschätzung von Personen, die bereits ähnliche Projekte erfolgreich abgeschlossen haben, sehr hilfreich sein. Aus meiner Erfahrung wird der Aufwand von Projekten anfangs häufig unterschätzt – mit negativen Folgen für die nachfolgenden Schritte.
3. Prioritäten festlegen. Welche Projekte sollen wann an den Start gehen? Welche müssen sukzessive oder parallel bearbeitet werden? Dabei sind die Kapazitäten der Mitarbeiter aus Schritt Nr. 2 mit zu berücksichtigen. Dabei können moderne Projektmanagementsysteme wie z.B. Microsoft Project unterstützten. Bei vielen oder großen Projekten geht es nicht ohne Projektmanagementsoftware.
4. Die Organisation (und auch die Verantwortung!) des einzelnen Projektes sollte man den Teams überlassen. Projekte im Bereich Digitalisierung erfordern z.B. eine andere Struktur als Projekte in der operativen Basis. In vielen Fällen ist die Einbindung externer Experten sinnvoll. Insbesondere als Projektleiter sind diese nicht dem Tagesgeschäft verpflichtet.
5. Die Kommunikation innerhalb und zwischen den Teams ist sicherzustellen. Bewährt hat sich der klassische regelmäßige persönliche Austausch auch über Projektgrenzen hinweg. Bei der häufig verwendeten E-mail habe ich in der Praxis häufig festgestellt, dass diese nicht oder nur unvollständig zur Kenntnis genommen werden.
6. Der Projekterfolg muss regelmäßig und zeitnah überprüft Die zeitnahe Überprüfung ist die Grundlage jedes Projekterfolgs. Nur dann kann sichergestellt werden, dass frühzeitig gegengesteuert werden kann.

Viele dieser Maßnahmen betreffen die Organisation und Kontrolle des Projektes und sind daher overheads des Projektes. Der overhead verteuert das Projekt; aber ohne wird sich u.U. der Projekterfolg nicht einstellen. Das kann dann deutlich teurer werden. Bei vielen parallelen Projekten ist die Gesamtsteuerung von großer Bedeutung, was häufig unterschätzt wird. Wartezeiten, Beschleunigungskosten, Doppelarbeiten, frustrierte Mitarbeiter sind nur einige der Risiken. Die Projekte müssen zudem die vollständige Unterstützung der Geschäftsleitung haben.

Projektarbeit neben dem Tagesgeschäft ist also möglich – alles eine Frage der Organisation und Steuerung sowie realistischer Einschätzungen.